Vedtægter

for  VESTBJERG SAMRÅD (Forslag til revision, marts 2004)
§ 1.
Foreningens navn og adresse:
Foreningens navn er Vestbjerg Samråd stiftet den 6. april 1992. Foreningen er hjemmehørende i Vestbjerg, Aalborg Kommune.
Foreningens adresse er den til enhver tid siddende formands adresse.
§ 2.
Formål:
Vestbjerg Samråds formål er at aktivere Vestbjergs borgere, institutioner og foreninger til en fælles indsats samt at koordinere aktiviteter til gavn for byen og nærområdet.
§ 3.
Medlemmer:
Vestbjerg Samråds medlemskreds er foreninger, institutioner, uniformerede korps og grupper af borgere i Vestbjerg og omegn, som ønsker at deltage. En ajourført medlemsliste forefindes hos den siddende formand.
§ 4.
Bestyrelse:
Stk 1. Vestbjerg Samråd ledes af en bestyrelse, som varetager de opgaver, der er fælles for medlemmerne og samtidig virker som koordinerende organ for disse.
Stk 2. Bestyrelsen består af 9 personer bosiddende i området, hver repræsenterende en enkelt af følgende 9 grupper:
1. Børn & unge Repræsentanten udpeges af elevrådet på Vestbjerg Skole
2. Ældre borgere             Repræsentanten udpeges af Vestbjerg Aktiv Klubs bestyrelse
3. Borgerforeningen      Repræsentanten udpeges af Vestbjerg Borgerforenings bestyrelse
4. Erhvervsforeningen Repræsentanten udpeges af Vestbjerg Erhvervsforenings bestyrelse
5. Undervisning             Repræsentanten udpeges af Vestbjerg Ungdomsskole og Vestbjerg Skole
6. Børne- og ungdoms-   Repræsentanten udpeges af DUS A, DUS B, DUS 2, Vestbjerg Ungdomsklub,
institutioner  Legestuen, Dagplejen, Børnehaven Stokrosevej, Børnehaven Myretuen og   Børnehaven Bakkely
7. Idrætten Repræsentanten udpeges af Vestbjerg Idrætsforenings hovedbestyrelse og Vestbjerg Rideklubs bestyrelse
8. Uniformerede korps Repræsentanten udpeges af DDS og FDF/FPF
9. Foreninger, instituti- Repræsentanten udpeges af Torsdagsklubben, Ejerlauget Stråtaget/Tagskægget, Menighedsrådet Sulsted/Vestbjerg, Sundby Hvorup
Boligselskab   afd. 16.
Ud over repræsentanten udpeger hver af de 9 grupper tillige en suppleant.
De nævnte foreninger, institutioner mv. er alle medlemmer af Samrådet. Listen kan løbende revideres med tilføjelser og sletninger indenfor den enkelte gruppe uden at dette medfører vedtægtsændring. En a´jourført medlemsliste opdelt på den angivne gruppering forefindes stedse hos den siddende formand, jf. § 3.
Stk 3. Bestyrelsen med suppleanter vælges på det årlige ordinære samrådsmøde i januar måned. Medlemmerne indtræder i bestyrelsen for en to-årig periode således, at
repræsentanterne for grupperne 1, 2, 3, og 4 vælges i lige år og repræsentanterne for grupperne 5, 6, 7, 8 og 9 vælges i ulige år.
Stk 4. Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter det ordinære samrådsmøde med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
Stk 5. Bestyrelsen kan tage beslutninger på samrådets vegne indenfor aftalte rammer, men skal fremlægge disse til orientering på det næstfølgende samrådsmøde.
Stk 6. Bestyrelsen holder møde mellem samrådsmøderne, bl.a. for at tilrettelægge disse. I tilfælde af afbud fra et bestyrelsesmedlem kan den pågældende gruppe
repræsenteres af et andet medlem.
Stk 7. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. I tilfælde, der ikke er forudset i vedtægterne, handler bestyrelsen under ansvar for ordinære samrådsmøde.
Stk 8. Bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk 9. Formanden repræsenterer Vestbjerg Samråd udadtil i forhold til personer, myndigheder m.m.. I tilfælde af meningsforskelle mellem formand og bestyrelsesmedlem
skal formandens afgørelse efterkommes, dog med regres til bestyrelsen.
Stk 10. Formanden er pligtig til at holde bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af samrådet orienteret om spørgsmål af generel betydning for samrådet som helhed.
Stk 11. Kassereren er pligtig til på anfordring at forevise regnskab for bestyrelsen og at udføre og fremlægge revideret årsregnskab for denne mindst 8 dage før det
ordinære samrådsmøde.
Stk 12. Alle udvalg og komiteer sorterer under bestyrelsen og aflægger beretning til denne.
§ 5.
Ordinært samrådsmøde
Stk 1. Det ordinære samrådsmøde er Vestbjerg Samråds højeste myndighed.
Stk 2. Det ordinære samrådsmøde afholdes årligt i januar kvartal, hvor kassereren fremlægger samrådets regnskab til godkendelse, ligesom budget for det kommende
regnskabsår gennemgås af kassereren.
Stk 3. Det ordinære samrådsmøde indkaldes skriftligt med mindst 14 dages varsel ved annoncering i lokalavis.
Stk 4. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for ordinært samrådsmøde. Dersom der skal forhandles forslag, hvis deltagelse kræver særlig majoritet, skal dette
fremhæves i indkaldelsen.
Stk 5. På det ordinære samrådsmøde må hvert medlem, jf. § 3, være repræsenteret af 2 stemme-berettigede personer. For at være beslutningsdygtig skal det ordinære
samrådsmøde bestå af mindst 20 stemmeberettigede.
Stk 6. Ekstraordinært samrådsmøde afholdes efter et ordinært samrådsmøde eller en bestyrelses-beslutning eller efter en skriftlig anmodning i samrådet fra mindst 15
medlemmer. Anmodningen skal for at være gyldig være bilagt formuleret og motiveret dagsorden. Indkaldelse til et ekstraordinært sam-rådsmøde skal ske med
kortest mulige varsel inden 3 uger efter begæring.
Stk 7. På det ordinære samrådsmøde kan kun tages beslutning om forslag, der har været optaget på dagsordenen og ændringsforslag hertil.
Stk 8. Alle beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal, medmindre andet er bestemt i nærværende vedtægter.
Stk 9. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest 8 dage før ordinært samrådsmøde.
Stk 10. Dagsorden for ordinært samrådsmøde skal omfatte:
1. Valg af dirigent
2. Beretning
3. Regnskab
4. Indkomne forslag
5. Valg
– bestyrelse og bestyrelsessuppleanter
– 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
6. Eventuelt
Det ordinære samrådsmøde vælger ved simpel stemmeflerhed en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivningen og dennes resultater.
Stk 11. Stemmeafgivningen sker skriftligt, såfremt dette forlanges.
Stk 12. Over det på det ordinære samrådsmøde passerede indføres af sekretæren beretning i forhand-lingsprotokollen. Kopi heraf tilsendes medlemmerne senest 8 dage
efter ordinært samrådsmøde.
Stk 13. Beslutning om ændring af nuværende vedtægter kan kun træffes på ordinært eller ekstraordinært samrådsmøde.
Stk 14. Vedtægtsændring kan kun gyldigt vedtages, dersom mindst 2/3 af de fremmødte stemme-berettigede stemmer herfor, og efter at forslaget har været specifikt
optaget på dagsordenen med fremhævelse af krav om særlig majoritet for vedtagelse.
Stk 15. Alle medlemmer af foreninger, institutioner, uniformerede korps og borgergrupper, der er medlem af Vestbjerg Samråd, har ret til at overvære det ordinære samrådsmøde uden stemmeret.
§ 6.
Samrådsmøder:
Stk 1. Vestbjerg Samråd kan indkaldes til samrådsmøde, hvis et flertal i bestyrelsen eller mindst 1/4 af Vestbjerg Samråds medlemmer forlanger dette.
Stk 2. Samrådsmødet indkaldes skriftligt med mindst 8 dages varsel.
Stk 3. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for samrådsmødet. Der kan ikke forhandles forslag, hvis vedtagelsen kræver særlig majoritet.
Stk 4. På samrådsmødet må hvert medlem være repræsenteret af 2 stemmeberettigede personer. For at være beslutningsdygtig skal samrådsmødet bestå af mindst 20
stemmeberettigede.
Stk 5. På samrådsmødet kan kun tages beslutning om forslag, der har været optaget på dagsordenen og ændringsforslag hertil.
Stk 6. Dagsordenen for samrådsmødet skal omfatte:
1. Valg af dirigent
2. Indkomne forslag
3. Eventuelt
Samrådsmødet vælger ved simpel stemmeflerhed en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivningen og dennes resultater.
Stk 7. Alle beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal.
Stk 8. Stemmeafgivningen sker skriftligt, såfremt dette forlanges.
Stk 9. Over det på samrådsmødet passerede indføres af sekretæren beslutningsreferat i forhandlings-protokollen. Kopi heraf tilsendes medlemmerne senest 8 dage efter
samrådsmødet.
§ 7
Økonomi:
Stk 1. Medlemskab af Vestbjerg Samråd er gratis. Udgifter i forbindelse med Vestbjerg Samråds arbejde dækkes ind gennem arrangementer og tilskud.
Stk 2. Samrådet tegnes af formand, næstformand, sekretær og kasserer i forening. Ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræves dog underskrift af samtlige
bestyrelsesmedlemmer.
Note: Kun myndige medlemmer kan tegne samrådet.
Stk 3. Samrådet hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid hørende aktuelle egen-formue. Der påhviler ikke samrådets medlemmer eller bestyrelse nogen
personlig hæftelse, ligesom ingen medlemmer af samrådet eller bestyrelse kan kautionere for samrådets forpligtelser.
Stk 4. Samrådet har kalenderåret som regnskabsår.
Stk 5. Samrådet skal benytte lokal pengeinstitut.
§ 8
Opløsning:
Stk 1. Bestemmelse om Vestbjerg Samråds opløsning kan kun tages på et i dette øjemed indkaldt ekstra-ordinært samrådsmøde.
Stk 2. Til dettes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af samrådets stemmeberettigede med-lemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af
de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås sådant flertal på et ekstraordinært samrådsmøde, der ikke  er beslutningsdygtigt ind-kaldes til et nyt ekstraordinært
samrådsmøde, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
Stk 3. I tilfælde af opløsning tilfalder samrådets midler og alt dets materiel samrådets medlemmer på opløsningstidspunktet til ligelig fordeling med mindre, at det
ekstraordinære samråd, der vedtager opløsningen, har vedtaget ved simpel stemmeflerhed, at midler og materiel skal tilfalde en anden organisation, klub, institution
eller forening.
Nærværende revision af vedtægter er godkendt på ekstraordinært samrådsmøde d………………